Buchhaltung

Mahnwesen, Zahlungsjournal, Mahnregeln und E-Rechnung

Was die Buchhaltung in Küchenblick sieht

Mit der Rolle Mahnwesen landen Sie nach dem Anmelden im Mahnwesen; der Knopf „Mahnwesen“ in der Kopfzeile führt dorthin zurück. Unter Listen finden Sie Liefertermine, Reklamationen (wenn das Haus die Liste nutzt), X-Rechnungen und Leitweg-IDs für die E-Rechnung (wenn das Haus das Modul nutzt), Touren für den Montageplan und den Urlaubsplaner. Suchen, Auftragsakte und Beschaffungsampel sind im Kapitel Grundlagen beschrieben. Alle Listen dieses Kapitels gehen über das ganze Haus, also über alle Märkte und Verkäufer.

Mahnwesen

Das Mahnwesen sammelt offenes Geld in fünf Arbeitslisten. Jede hat oben einen Reiter mit der Zahl der Fälle, darunter stehen die Fälle als Karten.

Die Fristen sind Vorgaben, keine festen Regeln: Der Admin stellt Zahlungsziel, Vorlauf vor der Lieferung, Zeitraum und Wiedervorlage in der Verwaltung unter „Mahnregeln“ ein (siehe unten). Die 10 Tage Vorlauf vor der Lieferung lassen Zeit für einen Anruf, denn der Kunde braucht selbst noch zwei Tage zum Überweisen.

Der Reiter „Vermerkt“ zeigt die Fälle, die Sie als erledigt vermerkt oder auf Wiedervorlage gelegt haben. Sie fehlen dann in der Arbeitsliste, bei einer Wiedervorlage bis zu deren Fälligkeit. Der Reiter „Eingänge“ ist keine Mahnliste, sondern das Zahlungsjournal (siehe unten).

Über den Listen wählen Sie den Zeitraum: 60 Tage sind die Vorgabe, 6 Monate und 12 Monate holen ältere Fälle dazu. Das Suchfeld nimmt Kunde, Auftrags- oder Rechnungsnummer und Kommission. Mit „ab 500 €“ oder „ab 2000 €“ blenden Sie kleine Beträge aus, „sortiert nach“ ordnet die Karten nach Betrag, Kunde oder Alter, bei „Vor Lieferung“ auch nach Liefertermin. Die Auswahl „alle Zahlarten“ grenzt auf eine Zahlart aus dem Auftrag ein, etwa „Rechnung (22)“, „Per Paypal (32)“, „Klarna (17)“ oder „Vorkasse (3)“; die Zahl nennt die Fälle der Liste mit dieser Zahlart. Kacheln nennen für jede Liste Summe und Zahl der Fälle, bei „Nicht berechnet“ mit dem Zusatz „noch nicht berechnet“.

Die Karte eines Falls

Jede Karte beginnt mit dem Kundennamen und rechts dem fehlenden Betrag. Darunter stehen Auftragsnummer, Kommission, Auftragswert und „gezahlt 4.000,00 € von 17.175,64 € (zuletzt 25.09.2026)“, dann je nach Liste die Rechnung mit Datum und „fällig seit 08.10.2026 · 15 Tage überfällig“, der Liefertermin oder der Fälligkeitstag der Anzahlung. Es folgen Verkäufer, Telefon, E-Mail-Adresse und Ort des Kunden, die Zahlart als Pille, dazu ein Zahlungshinweis aus dem Auftrag und eine offene Reklamation, falls vorhanden. Der Kundenname führt in die Auftragsakte, der Knopf „Kundenakte“ zum Kunden mit allen seinen Aufträgen. Liegt der Stichtag, also Fälligkeit der Rechnung oder der Anzahlung, mehr als 30 Tage zurück, ist die Karte hervorgehoben.

Vermerken und wiedervorlegen

Unten auf jeder Karte steht das Feld „Was wurde vereinbart?“. Schreiben Sie hinein, was der Kunde gesagt hat, wählen Sie daneben die Wiedervorlage „in 3 Tagen“, „in 7 Tagen“, „in 14 Tagen“ oder „in 30 Tagen“ und klicken Sie „später“; die Vorgabe sind 3 Tage, einstellbar in den Mahnregeln. Ist das Geld da, klicken Sie „erledigt“. Beides schiebt den Fall in den Reiter „Vermerkt“, wo bei erledigten Fällen ein Knopf „wieder aufnehmen“ steht.

Auf der Karte erscheint dann „1× angemahnt, zuletzt heute“ mit Ihrem Vermerk. Jeder weitere Vermerk erhöht den Zähler, und ab dem zweiten Eintrag lässt sich unter „Verlauf“ aufklappen, wer wann was vermerkt hat; angezeigt werden die letzten drei Einträge.

Nicht berechnet

Der Reiter „Nicht berechnet“ fängt die Aufträge ab, die zwischen Lieferung und Rechnung hängen. Der Hinweis über der Liste sagt es: „Ware eingegangen und Liefertermin vorbei, aber keine Rechnung gedruckt – der Rest ist noch keine Forderung. Versand und Abholer stehen mit drin.“ Die Karten sehen aus wie in den anderen Listen; wer den Fall in küchenSOFT berechnet oder erledigt hat, sieht die Pille „in küchenSOFT erledigt“, bis der Auftrag beim nächsten Aufruf aus der Liste fällt. Das Haus kann den Reiter in der Verwaltung abschalten.

Eingänge

Der Reiter „Eingänge“ ist das Zahlungsjournal der letzten 7 Tage, so wie küchenSOFT es führt: Stornos stehen als Gegenbuchung mit Minus drin, und „Rest heute“ ist der offene Betrag des Auftrags jetzt, nicht zum Zeitpunkt der Buchung. Über der Tabelle steht die Zeile „104 Buchungen · Saldo 284.145,70 €“ mit dem Zeitraum; die Spalten sind Datum, Auftrag, Kunde, Art, Betrag, Konto und Bezug, etwa „Rechnung 1571508 Rest heute 0,00 €“. Eine stornierte Buchung trägt die Pille „storniert“. Auch dieser Reiter lässt sich in der Verwaltung abschalten.

Warum taucht ein Fall wieder auf, den ich als erledigt vermerkt hatte?

Der Vermerk merkt sich den offenen Betrag, zu dem er geschrieben wurde. Zahlt der Kunde eine Teilsumme oder läuft eine Gutschrift ein, ändert sich der Betrag, und der Fall rutscht mit dem Hinweis „Betrag hat sich geändert – wieder offen“ zurück in seine Arbeitsliste.

Warum steht ein Auftrag unter „Wartet auf Reklamation“ und nicht bei „Restsumme“?

Weil in küchenSOFT zu diesem Auftrag noch eine Reklamation offen ist; die Karte nennt ihre Zahl und das Datum der ältesten. Die Mahnfrist beginnt erst, wenn die letzte Reklamation erledigt ist; dann wandert der Auftrag nach „Restsumme“. Die eigene Liste sorgt dafür, dass die Fälle bis dahin nicht aus dem Blick geraten.

Warum steht ein Auftrag unter „Nicht berechnet“?

Weil zu ihm ein Wareneingang gebucht ist, der Liefertermin vorbei ist und im Rechnungsausgang keine Rechnung steht. Meist ist die Küche geliefert und die Rechnung noch nicht gedruckt, manchmal ist der Termin verschoben, ohne dass es in küchenSOFT steht. Die Liste ist kein Mahnfall, sondern eine Erinnerung an den Rechnungsdruck; der Verkäufer steht auf der Karte.

Wo sehe ich, auf welches Konto der Kunde gezahlt hat?

In der Auftragsakte unter „Zahlungen (n)“: je Zahlung Datum, Betrag, Typ und Konto, etwa „6.810,00 € Anzahlung · Bank“. Im Reiter „Eingänge“ steht dasselbe Konto in der Spalte „Konto“ für alle Buchungen der letzten 7 Tage.

Sieht der Verkäufer meine Vermerke?

Nein. Die Mahnlisten und ihre Vermerke sehen Mahnwesen, Geschäftsleitung und Admin; anderen Konten kann der Admin das Recht einzeln geben. Was Sie mit dem Kunden vereinbart haben, teilen Sie dem Verkäufer selbst mit; sein Name steht dafür auf der Karte.

Mahnregeln

Die Fristen des Mahnwesens stellt der Admin in der Verwaltung unter „Funktionen und Kacheln je Rolle“ im Block „Mahnregeln“ ein, alle in Tagen: „Zahlungsziel nach Rechnung“ (ab wann eine Rechnung als überfällig gilt, Vorgabe 10), „Vorlauf vor Lieferung“ (so viele Tage vor der Lieferung erscheint eine fehlende Anzahlung in „Vor Lieferung“, Vorgabe 10), „Zeitraum“ als Vorgabe beim Aufruf der Mahnlisten (60, 180 oder 365 Tage) und „Wiedervorlage“ als Vorgabe für „später“ (Vorgabe 3). „Mahnregeln speichern“ schreibt sie, die Listen rechnen ab dem nächsten Aufruf damit.

Wo stelle ich das Zahlungsziel ein?

Nicht im Mahnwesen, sondern in der Verwaltung; die Buchhaltung bittet den Admin darum. Das Zahlungsziel wirkt auf die Liste „Restsumme“, auf die Zeile „Fällig“ in der Auftragsakte und auf die Kachel „Restsummen offen“ auf Mein Tag der Leitung.

Auftrags- und Kundenakte für die Buchhaltung

In der Auftragsakte steht unter „Finanzen“ alles, was für das Geld zählt: „Offene Posten“ und „Bezahlt“, die „Rechnung“ mit Nummer und Datum, die „Zahlart“ aus dem Auftrag, „Fällig“ als „seit 19.09.2026 (34 Tage überfällig)“, die „Belege“ aus dem Rechnungsausgang mit Betrag, dem Vermerk „Fibu“ und einem Knopf „PDF“, wenn der Druck im Belegarchiv liegt, und der „Lieferschein“ mit Nummer und Datum. Die Karte „Anzahlungen“ nennt je Rate Betrag, Termin und ob sie eingegangen, offen oder überfällig ist. „Zahlungen (n)“ ist zugeklappt und listet jede Buchung mit Datum, Betrag, Typ („Anzahlung“, „Restzahlung“, „Gutschrift“) und Konto, bei Restzahlungen mit der Rechnungsnummer. Ein Mahnvermerk aus dem Mahnwesen und die XRechnung, wenn eine abgelegt ist, stehen ebenfalls in der Akte.

Die Kundenakte zeigt der Buchhaltung über den Aufträgen die Zeile „Offen: 13.175,64 € aus 1 berechnetem Auftrag“ und je Auftrag mit Rechnung „Rest 13.175,64 €“ mit „Rechnung Nr. 1576826 vom 28.09.2026“. So lässt sich am Telefon mit einem Blick sagen, was der Kunde insgesamt schuldet.

Touren

Die Buchhaltung liest den Montageplan unter Listen → Touren mit und darf darin auch schreiben: Teams zuordnen, Termine verschieben und markieren, Abwesenheiten der Monteure eintragen. Das ist für die Vertretung der Tourenplanung gedacht. Jede Änderung steht mit Ihrem Namen im Protokoll der Touren. An den Montageterminen sieht die Buchhaltung die Restschuld „offen 3.740,00 €“, weil sie das Recht „Geldlisten“ hat. Mehr dazu im Kapitel Tourenplanung.

E-Rechnung

Nutzt das Haus das Modul E-Rechnung, baut Küchenblick aus jeder in küchenSOFT gedruckten Rechnung eine XRechnung nach EN 16931 und lässt sie vom KoSIT-Validator prüfen, demselben Werkzeug wie die Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Die Liste der X-Rechnungen

Unter Listen → X-Rechnungen stehen die Rechnungen mit Nummer, Auftrag, Datum, Kunde, Betrag, Zustand und Hinweis; führt das Haus mehrere Firmenstämme, auch der Firmenstamm. Reiter filtern nach Zustand, der Zeitraum reicht von 7 Tagen bis 12 Monaten, das Suchfeld nimmt Rechnungs- oder Auftragsnummer, Kunde, Kommission und den Text einer Meldung.

Der Wächter läuft alle 15 Minuten und nimmt gedruckte Rechnungen bis 60 Minuten nach dem Druck. Was älter ist, wird nicht erzeugt, sondern gemeldet, weil der bereits gezahlte Betrag sonst vom gedruckten Beleg abweichen kann. Die Zeile „Wächter“ zeigt den letzten Lauf, „jetzt durchgehen“ stößt einen Lauf sofort an. Betrachtet werden nur Belege ab dem Inbetriebnahmezeitpunkt, der über der Liste steht.

Die Detailseite einer Rechnung

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung mit den Knöpfen „zurück zur Liste“, „Auftrag“, „XML laden“ (sobald eine XML abgelegt ist), „PDF aus dem Belegarchiv“ (wenn der Druck dort liegt) und „mit Validator prüfen“, solange der Validator für diese Ansicht noch nicht gelaufen ist. Darunter stehen das Ergebnis des Validators, der Block „Zustand“ mit Rechnungsausgang, Belegart, Druck-, Erzeugungs- und Ablagezeitpunkt, der Zeile unter „Fotos & Dateien“ und der Prüfsumme der Datei, und der Block „Beträge“: Summe der Zeilen (BT-106), Netto (BT-109), Steuer (BT-110), Brutto (BT-112), bereits gezahlt (BT-113) und Zahlbetrag (BT-115), dazu Rechnungstyp (BT-3) und Zahlungsbedingung (BT-20).

Unter „Referenzen des Empfängers“ steht die Käuferreferenz (BT-10): die Leitweg-ID, wenn zum Kunden eine gepflegt ist oder im Feld „Hinweis zum Kunden“ in küchenSOFT steht, sonst die Auftragsnummer; die Leitweg-Pflege gilt vor dem Kundenfeld. Die Bestellnummer (BT-13) sucht Küchenblick im Feld „Kundenbestellnummer“ und im Vorlauftext des Auftrags; fehlt sie bei einer Rechnung an eine Behörde, meldet die Seite das. Das Leistungsdatum (BT-72) kommt vom Lieferscheindatum am Auftrag; fehlt es, bleibt das Feld leer, der geplante Liefertermin wird nicht genommen. Die Lieferantennummer (BT-29) kommt aus der Leitweg-Pflege oder aus dem Feld „Hinweis zum Kunden“. Die Cent-Prüfung vergleicht die XRechnung mit dem gedruckten Beleg. Es folgen Steueraufschlüsselung, Positionen und der Prüfbericht des Validators.

Abgelegt wird die XRechnung unter Fotos und Dateien des Auftrags in küchenSOFT; im Block „Zustand“ steht die Nummer der Zeile dort. Ein zweiter Durchgang erzeugt keinen zweiten Beleg; die Seite nennt die Zeile, die schon da ist.

E-Mail an den Kunden vorbereiten

Bei geprüften und abgelegten Rechnungen lädt der Knopf „E-Mail an den Kunden vorbereiten“ eine Mail-Datei mit der Endung .eml. Darin hängen die XRechnung und, wenn ein Druck im Belegarchiv liegt, das Rechnungs-PDF; die Adresse des Kunden aus küchenSOFT ist eingetragen. Die Seite sagt vorher, was in der Datei stehen wird. Ein Doppelklick öffnet sie im Mailprogramm, etwa Outlook; verschickt wird dort, nicht in Küchenblick. Im Block „Zustand“ steht danach „E-Mail vorbereitet“ mit Datum und Ihrem Namen.

Leitweg-IDs pflegen

Behörden empfangen ihre Rechnungen unter einer Leitweg-ID. Unter Listen → Leitweg-IDs hinterlegen Sie sie je Kunde: Kunden über „Kunde suchen“ finden und übernehmen, Leitweg-ID eintragen, dazu die Lieferantennummer (BT-29), unter der der Auftraggeber Ihr Haus führt, und eine Notiz, woher die Nummer stammt. Einträge lassen sich ändern und entfernen.

Eine Leitweg-ID besteht aus 2 bis 12 Ziffern, wahlweise einer Feinadressierung und am Ende immer einer zweistelligen Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Küchenblick rechnet die Prüfziffer nach ISO/IEC 7064 nach. Passt sie nicht, wird der Wert trotzdem gespeichert, und neben dem Eintrag steht eine Warnung mit der erwarteten Prüfziffer; meist ist es ein Zahlendreher.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID eines Kunden?

Vom Auftraggeber. Sie steht auf dem Auftragsschreiben oder in der Bestellung; die Behörde ist verpflichtet, sie mitzuteilen. Ein öffentliches Gesamtverzeichnis gibt es nicht, und was eine Websuche ausgibt, ist im Zweifel erfunden. Liegt keine vor, fragen Sie beim Empfänger nach und tragen bis dahin nichts ein.

Eine Rechnung steht auf „Abgelehnt“. Was tue ich?

Lesen Sie auf der Detailseite die gebrochene Regel, etwa „Eine Telefonnummer (BT-42) muss mindestens drei Ziffern enthalten“. Die Ursache liegt fast immer in den Stammdaten oder im Auftrag in küchenSOFT. Pflegen Sie sie dort nach und stoßen Sie die Rechnung auf der Detailseite von Hand neu an. Der Wächter versucht es nicht von selbst noch einmal, auch nicht nach einem erneuten Druck in küchenSOFT.

Was bedeutet „Abgebrochen“?

Küchenblick hat keine XRechnung gebaut, weil eine fachliche Regel griff. Der Grund steht in der Spalte „Hinweis“, etwa „Keine Zahlungsbedingung hinterlegt“, „Kein Land am Kunden und keine deutsche PLZ“ oder „Steuersatz 0 ohne Befreiungsgrund“. Auch hier hilft nur Nachpflegen in küchenSOFT und ein neuer Anstoß von Hand.

Eine Rechnung von gestern steht auf „Offen“. Warum wurde sie nicht erzeugt?

Sie ist über der Altersgrenze von 60 Minuten seit dem Druck. Öffnen Sie die Rechnung, vergleichen Sie den bereits gezahlten Betrag mit dem gedruckten Beleg und klicken Sie „trotzdem erzeugen, prüfen und an den Auftrag legen“. Rechnungen von vor dem Inbetriebnahmezeitpunkt lassen sich nicht erzeugen; die Seite sagt das an der Stelle des Knopfs.

Häufige Fragen aus diesem Kapitel