Verkauf

Nachfassen, eigene Vorgänge, Vertretung, Meine Statistik

Mein Tag als Verkäufer

Nach der Anmeldung steht unter der Begrüßung „Ihre eigenen Vorgänge“. Alles auf dieser Seite gehört zu Angeboten und Aufträgen, an denen Sie in küchenSOFT als Verkäufer stehen. Die sechs Kacheln oben sind Knöpfe; welche davon Ihre Rolle bekommt, stellt der Admin in der Verwaltung ein:

• „nachfassen“ zählt Ihre Angebote, die älter als 7 Tage sind und noch keine Reaktion bekommen haben. Die Kachel ist hervorgehoben, solange etwas ansteht.
• „Lieferungen“ zählt Ihre Lieferungen in den nächsten 14 Tagen.
• „Beschaffung kritisch“ zählt Aufträge, deren Liefertermin innerhalb von sechs Wochen liegt, obwohl weniger als die Hälfte des Auftragswerts bestellt ist. Die Beschaffungsampel dazu ist in den Grundlagen erklärt.
• „Anzahlungen offen“ zählt Aufträge, deren Anzahlungstermin erreicht ist, ohne dass eine Zahlung gebucht wurde, bis ein halbes Jahr zurück, mit der Summe.
• „ohne Liefertermin“ zählt Ihre offenen Aufträge ohne Termin; darunter steht, wie viele davon älter als zwei Wochen sind.
• „heute abwesend“ nennt die Kollegen, die laut Urlaubsplaner heute fehlen, und führt dorthin.

Darunter folgen die Blöcke. „Nachfassen“ zeigt bis zu acht Karten der fälligsten Angebote; jede hat ein Feld „Notiz zum Gespräch…“ und die Knöpfe „erledigt“ und „in 7 Tagen“. Wer mehr braucht, klickt „alle … zeigen“ und landet auf der Nachfassliste. Nach einem Vermerk meldet die Seite „Angebot … wurde vermerkt“, und die Karte verschwindet.

„Meine nächsten Lieferungen“ listet bis zu acht Ihrer Lieferungen der nächsten 14 Tage mit Termin, Auftrag, Kunde samt Telefon, Kommission, Ort, Beschaffung, Zahlung, Montage und Wert; die Pillen in „Beschaffung“ und „Zahlung“ sind in den Grundlagen erklärt, „Montage“ nennt das Team aus dem Montageplan oder „nicht eingeteilt“. „alle Liefertermine“ öffnet die Liste des ganzen Marktes. „Liefertermin fehlt“ zeigt die offenen Aufträge des letzten Jahres ohne Termin, älteste zuerst, mit Auftragsdatum. Wenn es Treffer gibt, stehen darunter „Beschaffung hängt hinterher“ mit der Zahl der noch zu bestellenden Positionen und „Anzahlung noch offen“ mit der Summe, die nicht eingegangen ist; die Zeilen tragen Liefertermin, Hinweise, Anzahlung und Auftragswert.

Ganz unten steht „Mein Monat“ mit vier Karten: „Umsatz“ mit der Zahl der Aufträge im laufenden Monat, „Abschlussquote“ als „82 von 131 beratenen Kunden gekauft“, „Offene Angebote“ als Summe mit „19 Vorhaben, 24 Angebote der letzten 90 Tage“ und „Lieferungen im Monat“ als Zahl mit Summe und „41 davon berechnet“. Der Verweis „meine Statistik“ führt zur Auswertung.

Meine Listen sind leer, obwohl ich Angebote habe. Woran liegt das?

Dann fehlt Ihrem Konto die Verknüpfung mit Ihrem Verkäufer aus küchenSOFT. Mein Tag sagt das oben in einem roten Kasten. Ein Admin setzt die Verknüpfung in der Benutzerverwaltung, danach füllen sich die Listen sofort.

Was zählt die Kachel „ohne Liefertermin“?

Ihre offenen Aufträge, an denen in küchenSOFT kein Liefertermin steht, aus dem letzten Jahr. Die Zahl darunter nennt die, die schon älter als zwei Wochen sind; ab dann ist die Kachel hervorgehoben. Der Klick führt auf den Block „Liefertermin fehlt“, älteste zuerst.

Warum zählt „Offene Angebote“ weniger als meine Angebotsliste?

Weil „Offene Angebote“ je Vorhaben zählt, also je Planungsnummer, und nur die letzte Fassung nimmt. Drei Planungsstände für dieselbe Küche sind ein Vorhaben. Vorhaben, aus denen schon ein Auftrag wurde, fehlen, und die Liste reicht 90 Tage zurück.

Kunden und Aufträge anlegen

Seit dem 07.10.2026 legt Küchenblick Kunden und Aufträge selbst an und schreibt sie in die Warenwirtschaft. Der Vorgang erscheint in küchenSOFT so, als wäre er dort erfasst worden, mit der nächsten freien Kunden- und Auftragsnummer aus den Nummernkreisen der Warenwirtschaft. Dafür braucht das Konto das Recht „Kunden und Aufträge anlegen“ (Verkauf, Sachbearbeitung, Kundendienst und Leitung haben es), und die Leitung muss das Schreibkonto eingerichtet haben. Fehlt eines davon, gibt es die Knöpfe nicht.

Der Weg, wenn jemand im Laden steht und einen Backofen kaufen möchte:

1. Unter „Kunden“ den Namen suchen. Gibt es den Kunden schon, öffnen Sie seine Akte und drücken „Neuen Auftrag anlegen“. Gibt es ihn nicht, führt „Neuen Kunden anlegen“ zum Formular; der Suchbegriff steht dort schon als Nachname. 2. Im Kundenformular Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift und Kontakt eintragen. Bei einer Firma die Anrede „Firma“ wählen oder den Haken „Firma“ setzen; dann steht der Firmenname in der ersten Zeile und der Ansprechpartner dahinter. Der Haken „gleich einen Auftrag anlegen und öffnen“ ist vorbelegt.

3. „Kunden anlegen“ prüft zuerst, ob es den Kunden schon gibt: gleicher Nachname und Postleitzahl, gleiche Telefonnummer oder gleiche E-Mail. Treffer stehen in einem gelben Kasten mit „diesen nehmen → Auftrag“; ist keiner der richtige, drücken Sie „Trotzdem neu anlegen“. 4. Danach öffnet sich der neue Auftrag. Unter „Artikel hinzufügen“ suchen Sie wie in der Artikelsuche (Artikelnummer, EAN, Hersteller-Nummer, Bezeichnung, Hersteller). Jede Trefferzeile hat Menge, Preis brutto und „+ Position“; der Listenpreis ist vorbelegt und lässt sich überschreiben. Netto rechnet Küchenblick vom Brutto zurück, so wie küchenSOFT. 5. In der Positionstabelle lassen sich Text, Menge und Einzelpreis ändern („Speichern“) oder die Zeile entfernen. Die Auftragssumme folgt sofort. 6. Unter „Liefer- und Rechnungsanschrift“ wählen Sie je Karte „Wie der Kunde“, eine am Kunden hinterlegte Anschrift oder „Neue Anschrift anlegen“ mit Name, Straße, PLZ, Ort und Telefon. Eine neue Anschrift wird am Kunden hinterlegt und steht beim nächsten Auftrag wieder zur Wahl. 7. Im Auftragskopf stehen Kommission (vorbelegt mit dem Nachnamen), Liefertermin und Uhrzeit, Zahlungs- und Lieferbedingung, Erlöskonto, Verkäufer und Sachbearbeiter (vorbelegt mit Ihrem küchenSOFT-Benutzer), Anzahlung, Etage, Aufzug, Hinweise und Notizen. „Auftragskopf speichern“ schreibt sie.

Die Auftragsseite zeigt danach den Verweis „Positionen und Kopf bearbeiten“. Er fehlt, sobald der Auftrag eine Rechnung oder einen Lieferschein hat, storniert, erledigt oder aus einer Planung gekommen ist; dann sagt die Seite den Grund. Einzelne Positionen, die schon bestellt, geliefert oder berechnet sind, bleiben unverändert stehen.

Was passiert dabei in küchenSOFT?

Genau das, was die Erfassung von Hand im Client auch tut: Der Kunde steht mit Kundennummer im Adressstamm, der Auftrag mit Auftragsnummer, Verkäufer, Sachbearbeiter, Erlöskonto und Bedingungen im Auftragsstamm, jede Position mit Einzelpreis, Netto, Summen und dem Einkaufspreis des Hauptlieferanten. Für bestellbare Positionen entsteht die Reservierung am Bestellplatz, aus der das Bestellwesen den Bedarf zieht. Der Auftrag lässt sich in küchenSOFT weiterbearbeiten, bestellen, liefern und berechnen. Was Küchenblick noch nicht macht: Belege drucken und die Statistiktabelle der Verkäuferauswertung füllen; beides bleibt vorerst im Client.

Ich habe aus Versehen einen Auftrag angelegt. Was nun?

Unten in der Bearbeitung steht „Auftrag stornieren“. Das geht, solange nichts bestellt, geliefert oder gezahlt ist; alle Positionen werden entfernt, der Auftrag bleibt als storniert in der Warenwirtschaft stehen, so wie küchenSOFT es beim Storno auch macht. Ein Auftrag mit Zahlung oder Bestellung wird im Client storniert.

Warum steht bei mir „Konto ohne küchenSOFT-Benutzer“?

Ihr Küchenblick-Konto ist keinem Benutzer in küchenSOFT zugeordnet, deshalb kann Küchenblick weder Ersteller noch Verkäufer vorbelegen. Der Auftrag wird trotzdem angelegt; Verkäufer und Sachbearbeiter wählen Sie dann im Kopf von Hand. Ein Admin trägt das Kürzel in der Benutzerverwaltung nach.

Nachfassen

Die Nachfassliste liegt in der Kopfzeile auf dem Knopf „Nachfassen“. Den Knopf hat, wer das Recht „Nachfassen“ hat: Verkäufer und Sachbearbeiter für die eigenen Angebote, Leitung und Admin für alle. Die Liste sammelt die offenen Angebote, die eine Reaktion brauchen, nach diesen Regeln:

• Ein Angebot steht ab 7 Tagen Alter an. Gerechnet wird ab dem letzten Stand, also der letzten Änderung an den Positionen, nicht ab dem Angebotsdatum. Weicht beides voneinander ab, zeigt die Karte „Stand 04.09.2026 (Angebot 26.08.2026)“.
• Die Liste schaut 90 Tage zurück. Ältere Angebote fallen heraus.
• Angebote, aus denen ein Auftrag wurde, fehlen. Das gilt auch für die Geschwister derselben Planung: Hat der Kunde drei Planungsstände bekommen und einen davon gekauft, verschwinden alle drei.
• Ausstellungskojen fehlen. Erkannt werden sie an Kommission oder Kundenname mit „Koje“, „Ausstellung“ oder „Muster“.

Oben stehen drei Reiter mit Zahlen. „Fällig“ enthält alles, was jetzt einen Anruf braucht. „Wiedervorlage“ enthält Angebote, die Sie auf einen späteren Tag gelegt haben. „Erledigt“ enthält die, die Sie abgehakt haben. Rechts daneben wählen Sie die Sortierung: „Wert“ setzt das teuerste Angebot nach oben, „Alter“ das älteste; voreingestellt ist „Wert“. Karten älter als 30 Tage sind farbig abgesetzt.

Jede Karte gehört einem Kunden, nicht einem Angebot. Hat der Kunde mehrere offene Angebote, führt das wichtigste, und darunter steht „2 Angebote dieses Kunden · zusammen 50.450,00 €“ mit den Nummern der anderen. Ein Vermerk gilt dann für alle Angebote dieses Kunden; Sie rufen ihn ja auch nur einmal an. Auf der Karte stehen Kommission, Angebotsnummer, Alter in Tagen, Planungsnummer, Telefon, Mobilnummer und E-Mail-Adresse als Knöpfe sowie Postleitzahl und Ort. Am Handy wählt ein Tipp auf die Nummer, am PC öffnet die Adresse das Mailprogramm. Der Kundenname führt zur Angebotsakte.

Nach dem Gespräch schreiben Sie in „Was wurde besprochen?“ einen Satz, höchstens 300 Zeichen. Dann entweder „später“ mit der Auswahl „in 3 Tagen“, „in 7 Tagen“, „in 14 Tagen“ oder „in 30 Tagen“, oder „erledigt“, wenn der Kunde entschieden hat. Beim nächsten Aufruf zeigt die Karte „1× nachgefasst, zuletzt vor 3 Tagen“, das Datum der Wiedervorlage und die letzte Notiz in Anführungszeichen. Sobald es mehr als einen Vermerk gibt, klappen Sie unter „Verlauf“ die letzten drei auf, mit Datum, Aktion, Notiz und dem Namen dessen, der sie geschrieben hat. Derselbe Block steht auch in der Angebotsakte selbst, dort mit dem vollständigen Verlauf, solange aus dem Angebot kein Auftrag wurde und es nicht storniert ist.

Die Angebotsakte nennt im Kopf „Angebotsdatum 28.07.2026 · 87 Tage alt“ und unter den Eckdaten die Planungsnummer. Gibt es zu derselben Planung weitere Angebote, stehen sie unter „Weitere Fassungen dieses Vorhabens (3)“ mit Angebotsnummer, Planungsnummer, Datum, Betrag und Status, etwa „Offen 25 Tage alt“; der Hinweis darunter sagt: „Ein Nachfass-Vermerk gilt für alle Fassungen (wie im Nachfassen).“

Wann kommt ein Angebot von der Wiedervorlage zurück?

Am Tag der Wiedervorlage. Bis dahin steht es im Reiter „Wiedervorlage“ und zählt nicht auf der Kachel „nachfassen“. Ist der Tag erreicht, steht es wieder unter „Fällig“ und auf Mein Tag, mit der alten Notiz, damit Sie wissen, wo das Gespräch stehen geblieben war.

Ich habe aus Versehen „erledigt“ gedrückt. Wie hole ich das Angebot zurück?

Im Reiter „Erledigt“ hat jede Karte statt „erledigt“ den Knopf „wieder aufnehmen“. Ein Klick, und das Angebot steht wieder unter „Fällig“. Der Fehlgriff bleibt im Verlauf stehen, das schadet aber nichts.

Warum steht ein Angebot nicht zum Nachfassen, obwohl es älter als 7 Tage ist?

Meist aus einem von vier Gründen: Aus dem Angebot oder einem Geschwisterangebot derselben Planung wurde ein Auftrag; der Kunde oder die Kommission trägt „Koje“, „Ausstellung“ oder „Muster“; das Angebot ist älter als 90 Tage; oder in küchenSOFT steht ein anderer Kollege als Verkäufer daran. Im letzten Fall hilft „alle anzeigen“. Kommen über die drei Reiter hinweg mehr als 300 Angebote zusammen, lädt die Liste nur die 300 wertvollsten und sagt das oben; „nur meine“ grenzt dann ein.

Eigene Vorgänge und die der Kollegen

Verkäufer sehen in Küchenblick zunächst nur ihre eigenen Angebote, Aufträge und Zahlen. Maßgeblich ist, wer in küchenSOFT am Vorgang als Verkäufer eingetragen ist. Wenn Ihr Haus es erlaubt, gibt es auf Mein Tag, in der Nachfassliste und in den Karteien Aufträge und Angebote den Knopf „alle anzeigen“. Damit sehen Sie die Vorgänge aller Kollegen Ihres Marktes; „nur meine anzeigen“ führt zurück, in der Nachfassliste heißt der Knopf „nur meine“. In der Nachfassliste tragen die Karten dann zusätzlich den Namen des Verkäufers, und Sie können auch für Kollegen vermerken.

Der Filter „Verkäufer“ in den Karteien ist erst wählbar, wenn „alle anzeigen“ aktiv ist; vorher sagt der Tooltip „Erst 'alle anzeigen' wählen“. Meine Statistik hat den Schalter nicht: Dort stehen ausschließlich Ihre eigenen Zahlen.

Vertretung im Urlaub

Für die Vertretung braucht es „alle anzeigen“ nicht mehr. Der Admin trägt in der Verwaltung unter „Vertretung“ ein, wer wen von wann bis wann vertritt. Solange die Vertretung läuft, steht auf Mein Tag und in der Nachfassliste der Hinweis „Sie vertreten <Name> (bis <Datum>)“, und die Vorgänge des Vertretenen zählen in Mein Tag, Nachfassen, Auftrags- und Angebotssuche als Ihre eigenen. Ihre Monatszahlen und Ihre Statistik bleiben davon unberührt. Die Vertretung gibt es nur, wenn die Funktion „Vertretung“ in der Verwaltung eingeschaltet ist.

Warum sehe ich den Auftrag meines Kollegen nicht?

Weil Ihre Sicht auf die eigenen Vorgänge eingestellt ist. Klicken Sie in der Auftragskartei auf „alle anzeigen“, dann taucht der Auftrag auf, und Sie können nach dem Namen des Kollegen filtern. Fehlt der Knopf, ist die Sicht auf Kollegen in Ihrem Haus abgeschaltet. Über die Kundenakte finden Sie den Auftrag unabhängig davon.

Ich vertrete eine Kollegin. Muss ich jedes Mal „alle anzeigen“ klicken?

Nein. Bitten Sie den Admin, die Vertretung in der Verwaltung mit „von“ und „bis“ einzutragen. Danach stehen ihre Angebote und Aufträge auf Ihrem Mein Tag und im Nachfassen, als wären es Ihre, und am Ende des Zeitraums verschwinden sie wieder von selbst.

Warum sehe ich in den Lieferterminen auch die Lieferungen der Kollegen?

Das ist so gewollt. Die Liste unter Listen → Liefertermine zeigt immer den ganzen Markt, weil der Kunde am Telefon nicht danach fragt, wer ihm die Küche verkauft hat. Nur der Block „Meine nächsten Lieferungen“ auf Mein Tag ist auf Ihre Aufträge beschränkt.

Reklamationen der eigenen Aufträge

Nutzt das Haus die Reklamationsliste, steht sie auch bei Ihnen unter Listen → Reklamationen, beschränkt auf Ihre eigenen Aufträge. Die Reiter „Handlungsbedarf“, „Wartet auf Ersatz“, „Termin steht“ und „Ohne Ersatz und Termin“ und die Spalten sind im Kapitel Kundendienst und Einkauf erklärt. In der Auftragsakte steht derselbe Stand im Abschnitt „Reklamationen“.

Meine Statistik

Unter Auswertung liegt „Meine Statistik“ mit dem Zeitraum unter der Überschrift; die Seite hat, wer das Recht „Statistik“ mit der Stufe „eigene“ hat, also Verkäufer und Sachbearbeiter. Sie setzen den Zeitraum mit zwei Datumsfeldern und „Anzeigen“ oder über die Schnellwahl darunter: „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Quartal“, „Letztes Quartal“, „Dieses Jahr“, „Letztes Jahr“ und „12 Monate“. Fünf Karten stehen oben:

Die Abschlussquote zählt Kunden, nicht Angebote. Beraten ist ein Kunde, der im Zeitraum mindestens ein echtes Angebot bekommen hat; gekauft hat er, wenn aus einem seiner Vorhaben ein Auftrag wurde. Ein Vorhaben ist eine Planungsnummer; drei Planungsstände für dieselbe Küche sind ein Vorhaben und zählen nicht dreimal. Ausstellungskojen fallen heraus und stehen als eigene Zahl daneben, etwa „1 Ausstellungskoje bei 1 Kunde nicht gezählt“. Sonst würde jede Koje die Quote drücken.

Unter den Karten stehen zwei Tabellen, „Eigener Umsatz nach Monat“ und „Berechneter Umsatz nach Monat“, jeweils mit Anzahl und Betrag je Monat.

„Woher meine Kunden kommen“ enthält zwei aufklappbare Blöcke: „Meine verkauften Küchen nach Postleitzahl“ und „Meine Angebote nach Postleitzahl“, jeweils nach der Postleitzahl der Kundenadresse. Jeder Block zeigt zwei Karten nebeneinander, „Region um die Standorte“ und „Deutschland“, und darunter die Rangliste der Postleitzahlgebiete. Jeder Kreis ist ein Postleitzahlgebiet, die Rauten sind die Standorte des Hauses. Mit „Anzahl“ und „Umsatz“ bestimmen Sie, wonach sich Kreisgröße und Reihenfolge richten. Wer mit der Maus über einen Kreis bleibt, sieht Postleitzahl, Ort und die Werte. Kunden ohne Postleitzahl fehlen auf der Karte und stehen als eigene Zahl darüber; die Adresse pflegen Sie in küchenSOFT nach.

Warum weichen eigener und berechneter Umsatz voneinander ab?

Weil sie zu verschiedenen Zeitpunkten zählen. Der eigene Umsatz bucht die Küche im Monat des Verkaufs, der berechnete im Monat der Rechnung, meist bei der Auslieferung. Eine im Mai verkaufte Küche steht im Mai beim eigenen Umsatz und erst im Juli beim berechneten. Über ein ganzes Jahr nähern sich beide Zahlen an; im einzelnen Monat weichen sie fast immer ab.

Lagerware

Die Hauspreisliste für Lagerware und Sondereinkäufe erreichen Sie über den Knopf „Lagerware“ in der Kopfzeile, auch auf dem Tablet in der Ausstellung. Was sie zeigt und wer sie pflegt, steht im Kapitel Lagerware.

Als Sachbearbeiterin

Wer im Haus die Aufträge abwickelt, statt sie zu verkaufen, bekommt die Rolle Sachbearbeiter. Mein Tag zeigt dann zusätzlich die Arbeitsliste „Was ist heute dran?“ mit Bestellstand, Zahlung und Montage je Auftrag. Das eigene Kapitel Sachbearbeitung beschreibt sie; alles in diesem Kapitel gilt für die Rolle mit.

Häufige Fragen aus diesem Kapitel