Sachbearbeitung

Was ist heute dran?, Bestellstand, Zahlung und Montage je Auftrag

Für wen dieses Kapitel ist

In vielen Häusern verkauft der Außendienst, und das Büro wickelt ab: bestellt, überwacht Auftragsbestätigungen, mahnt Anzahlungen an, stimmt den Montagetermin ab. Für dieses Büro gibt es seit Oktober 2026 die Rolle Sachbearbeiter. Sie sieht Küchenblick wie ein Verkäufer, also Mein Tag, Nachfassen, Suchen, Liefertermine, Reklamationen, Urlaub und Meine Statistik, mit einem Unterschied: „Ihre eigenen Vorgänge“ sind auch die Aufträge und Angebote, an denen Sie in küchenSOFT als Sachbearbeiter stehen, nicht nur die mit Ihnen als Verkäufer. Wer beides ist, sieht beides.

Anmelden, Kopfzeile, Suchen und die Pillen für Zahlung und Beschaffung stehen im Kapitel Grundlagen; Nachfassen, Vertretung und Meine Statistik im Kapitel Verkauf. Hier steht, was die Rolle darüber hinaus bekommt.

Mein Tag als Sachbearbeiterin

Der Kopf nennt die Rolle, etwa „Freitag, 23. Oktober 2026 · Sachbearbeiter · Ihre eigenen Vorgänge“. Die Kacheln sind dieselben wie beim Verkäufer: „nachfassen“, „Lieferungen“, „Beschaffung kritisch“, „Anzahlungen offen“ mit der Summe, „ohne Liefertermin“ mit „7 älter als zwei Wochen“ und „heute abwesend“. Darunter steht die Arbeitsliste.

Was ist heute dran?

Die Arbeitsliste bündelt Lieferungen, Beschaffung und Anzahlungen, „nach der nächsten Handlung sortiert“, wie der Untertitel sagt. Sie blickt 14 Tage zurück und zeigt die offenen Aufträge in fünf Gruppen; die Zahl in der Überschrift nennt die Fälle:

Jede Gruppe ist eine Tabelle mit festen Spalten. „Liefertermin“ nennt das Datum, wie weit es weg ist („in 3 Tagen“) und wie oft der Termin verschoben wurde („7× verschoben“). „Auftrag“ ist die Nummer, „Kunde“ Name und Telefon, „Kommission“ die Kommission. Danach kommen je Gruppe die Zellen, die die Handlung tragen:

• „Zu bestellen“ (bei „Nichts bestellt“): die offenen Positionen je Lieferant, etwa „30 Positionen · Lieferant A 30“, darunter Positionen ohne Wert als „+7 ohne Wert“ und der Stand der Bestellköpfe, etwa „noch keine Bestellung angelegt“ oder „3 Entwürfe nicht versandt“ mit den Lieferanten.
• „Noch offen“ und „Beschaffung“ (bei „Teilweise bestellt“): was noch zu bestellen ist und wie die laufenden Bestellungen stehen, etwa „1 Bestellung: 1 Ware da“ oder „1 unterwegs“. Liegt der AB-Termin eines Lieferanten hinter dem Liefertermin, steht darunter rot „AB-Termin 20.11. nach Liefertermin“ mit dem Lieferanten.
• „Zahlung“: die Pille aus den Grundlagen, „Anzahlung da“, „2. Anzahlung offen“, „Anzahlung überfällig“, „nichts bezahlt“, „bezahlt“ oder „Rechnung 20.08.“.
• „Montage“: das Team aus dem Montageplan oder „nicht eingeteilt“.
• „Hinweise“ (bei „Ware vollständig da“): der Lieferhinweis aus dem Auftrag, dazu Pillen wie „Rekla 1“ für eine offene Reklamation, „2 Pos. offen“ oder „1 unterwegs“. Der Zahlungshinweis steht in der Zelle „Zahlung“.
• „Anzahlungstermin“ und „Anzahlung“ (bei „Anzahlung fällig, nichts gebucht“ und „Anzahlung überfällig“): diese beiden Gruppen beginnen statt mit dem Liefertermin mit dem Anzahlungstermin, bei überfälligen dazu „38 Tage überfällig“, nennen daneben Liefertermin, Beschaffung und Hinweise und unter „Anzahlung“ die Rate als „Anzahlung 2.000,00 € nicht eingegangen“ mit dem Rest des Auftrags; der Verkäufer steht in der zweiten Zeile der Kommissionszelle.
• „Wert“: der Auftragswert brutto.

Ein Klick auf die Auftragsnummer öffnet die Akte. Die Kacheln „Lieferungen“, „Beschaffung kritisch“ und „Anzahlungen offen“ führen auf die Blöcke darunter, die dieselben Zellen tragen: „Meine nächsten Lieferungen“ mit Termin, Auftrag, Kunde, Kommission, Ort, Beschaffung, Zahlung, Montage und Wert, „Liefertermin fehlt“ mit den Aufträgen ohne Termin, älteste zuerst, „Beschaffung hängt hinterher“ und „Anzahlung noch offen“ mit der Summe, die fehlt. Ganz unten steht „Mein Monat“ mit Umsatz, Abschlussquote, offenen Angeboten und Lieferungen im Monat wie beim Verkäufer.

Ich bin Sachbearbeiterin und sehe keine Arbeitsliste. Warum?

Zwei Stellen entscheiden darüber, beide in der Verwaltung. Die Funktion „Sachbearbeiter-Sicht“ muss eingeschaltet sein, und im Kachelraster „Funktionen und Kacheln je Rolle“ muss bei Sachbearbeiter der Haken „Was ist heute dran?“ stehen; in der Vorgabe ist er nur bei dieser Rolle gesetzt. Ein Admin prüft beides. Sehen Sie Mein Tag ganz ohne eigene Vorgänge, fehlt Ihrem Konto die Verknüpfung mit Ihrem Benutzer aus küchenSOFT.

Was heißt „Nichts bestellt, Liefertermin steht“?

Der Auftrag hat in küchenSOFT einen Liefertermin, aber zu keiner Position wurde eine Bestellung angelegt; die Zelle „Zu bestellen“ nennt die Lieferanten mit der Zahl der Positionen. Liegt eine Bestellung als Entwurf vor, ohne versandt zu sein, steht das dabei. Die Gruppe ist nach Liefertermin sortiert, der nächste Termin oben.

Warum stehen Garantie- und Zubehörpositionen als „+7 ohne Wert“?

Weil Positionen ohne Verkaufswert, etwa Garantieverlängerungen, Zubehörbeutel und Gratispositionen, weder bestellt werden müssen noch in die Beschaffungsampel gehören. Sie werden gezählt, damit die Positionszahl zur Akte passt, aber nicht als offen gewertet.

Die Auftragsakte in der Abwicklung

Die Akte zeigt für die Abwicklung die Abschnitte, die das Kapitel Grundlagen unter „Die Abwicklung in der Auftragsakte“ beschreibt: die Zahlungspille im Kopf, den Terminverlauf, Zahlart, Fälligkeit und Belege unter „Finanzen“, die Anzahlungen mit „eingegangen“, „offen“ und „überfällig“, die Karte „Beteiligte“ mit Verkäufer, Sachbearbeiter und Montage, die Abschnitte „Bestellungen“, „Zahlungen“ und „Reklamationen“. In der Positionstabelle sagt die Spalte „Bestellung“, in welcher Bestellung eine Position liegt, und „Status“ den Stand aus küchenSOFT.

Für den Alltag heißt das: Ob die Ware da ist, steht unter „Bestellungen“ in der Spalte „Wareneingang“; ob die Anzahlung da ist, in der Karte „Anzahlungen“; ob der Montagetermin ein Team hat, unter „Beteiligte“ bei „Montage“. Was der Kunde zuletzt gezahlt hat, steht unter „Zahlungen“ mit Konto und Datum.

Suche und Listen

In der Auftragssuche hat die Sachbearbeiterin die Spalten „Sachbearbeiter“, „Liefertermin“, „Stand“ und „Beschaffung“. Angezeigt werden die eigenen Aufträge; über „alle anzeigen“ kommen die des ganzen Marktes dazu, so sagt es der Hinweis über der Liste. Die Kundenakte und die Liefertermine tragen dieselben Pillen; in den Lieferterminen steht die Zahlungspille in der Spalte „Hinweise“.

Vertretung

Vertritt jemand Sie oder Sie eine Kollegin, trägt der Admin das in der Verwaltung unter „Vertretung“ ein, mit „von“ und „bis“ oder ohne Datum für dauerhaft. Wer vertritt, sieht auf Mein Tag und im Nachfassen „Sie vertreten <Name> (bis <Datum>)“ und hat die Vorgänge des Vertretenen in Mein Tag, Arbeitsliste, Nachfassen und Suche als eigene. Die Monatszahlen und Meine Statistik bleiben die eigenen.

Zählt ein Auftrag, an dem ich nur als Sachbearbeiterin stehe, in meiner Statistik?

Ja. „Mein Monat“ und Meine Statistik rechnen mit denselben eigenen Vorgängen wie die Arbeitsliste, also mit Aufträgen und Angeboten, an denen Sie als Verkäufer oder als Sachbearbeiter stehen. Nur Vertretene bleiben draußen: Die Zahlen der Kollegin, die Sie gerade vertreten, erscheinen in Ihren Listen, aber nicht in Ihren Monatszahlen und nicht in Ihrer Statistik.

Häufige Fragen aus diesem Kapitel